Die Desktop Datenbank !!

Wie man geschäftliche Informationen teilen sollte

Miteinander reden

Schön, dass wir darüber gesprochen haben.

Gemeinsame Datenablage

Boxen einfach nur ins gleiche Regal zu stellen heißt noch lange nicht, deren Inhalt zu teilen.

Daten verbinden

Nur verbundene Daten können mit Software ausgewertet werden.

Eine gemeinsame Datenablage ist sicherlich ein guter Ausgangspunkt.

Es war schon ein großer Schritt vorwärts als sich vor einigen Jahren die Einsicht durchgesetzt hat, dass eine gemeinsame Datenhaltung wesentlich zur Verbesserung der Kommunikation beitragen kann.

Es wurden Content Management Systeme eingeführt.

Man kann darüber streiten, ob so manche damit eingeführten Funktionalitäten wirklich zur Optimierung der Datenablage beitragen, oder den Anwendern eher vor allem zusätzlichen administrativen Aufwand bescheren.

Solange es sich bei den abgelegten Dokumenten tatsächlich um in sich abgeschlossene Informationen handelt, wie z.B. eine Produktbeschreibung, macht eine Dokumenten-Versionierung und auch die Definition von Zugriffsrechten bestimmt Sinn.

Tabellarische Daten sind selten in sich abgeschlossen.

Daten-Auflistungen, wie sie gern in Excel abgespeichert werden, sind selten in sich abgeschlossen.

Oft bauen Informationen aufeinander auf.
Die erste Abteilung definiert bestimmte Basis-Daten, nachfolgende Abteilungen fügen dann weitere eigene Informationen hinzu.

Wenn alle Daten in einer einzigen Datei gespeichert werden, kann es schnell zu Konflikten kommen.
Das Problem des gemeinsamen Schreibzugriffs kann man in kleineren Teams vielleicht noch damit lösen, dass man die Tabellen „online“ stellt (vorausgesetzt man hat die nötige Infrastrukture und das Sicherheitskonzept lässt das auch zu)

Aber bezüglich der Struktur einer solchen Tabelle wird es sehr wahrscheinlich viele unterschiedliche Meinungen geben, je nachdem welche Arbeitsaufgabe verschiedene Mitarbeiter zu erfüllen haben.

Jede Woche ein neues Excel-File auf ein gemeinsames Laufwerk zu stellen ist jedoch auf keinen Fall eine gute Lösung.

Synchronisieren: Die meist unterschätzte Arbeit

Je größer die Tabellen werden und je mehr unterschiedliche Aspekte hinzugefügt werden, desto komplexer wird die Situation.
Die Mitarbeiter werden dann eher dazu neigen, ihre eigenen Listen zu pflegen, wenn sie das nicht in der Praxis sowieso schon von Anfang an machen.

Die große Herausforderung besteht nun darin, die Daten auf dem gleichen Stand zu halten.

Dieser Job muss von Fach-Spezialisten gemacht werden, die die notwendige Ahnung von den Zusammenhängen haben.
Das wiederkehrende Checken von langen Listen aus anderen Abteilungen ist die wohl frustrierendste Arbeit für hochqualifizierte Mitarbeiter.
Sie ist auch die nutzloseste.

Das ist die wohl von den Vorgesetzten am meisten unterschätzte Arbeit, die selten in Projektplänen mit berücksichtigt wird.
Mitarbeiter sind ja „eh da“.

Datensätze verbinden

Die Idee, die auch dem hier vorgestellten System zugrundeliegt, ist, als kleinste atomare Einheit nicht länger eine ganze Datei zu sehen, sondern eine Zeile in einer Liste oder noch besser eine einzelne Zelle.

Eine oder auch mehrere Zeilen aus anderen Listen können verknüpft werden, sodass die Informationen permanent beieinander sind.

Sie können jetzt von beiden Seiten aus angesprochen und benutzt werden.
Geänderte (zugefügte oder gelöschte) Informationen fallen sofort auf.